¿Excel o un sistema? 6 señales de que su negocio ya necesita uno

Excel es una gran herramienta para empezar. El problema llega cuando el negocio crece y la hoja se vuelve el sistema: varias versiones del mismo archivo, pedidos perdidos en WhatsApp y una sola persona que sabe dónde está todo. Estas son las señales de que ya conviene dar el paso.

1. Hay más de una versión del mismo archivo

«Clientes final», «clientes final 2», «clientes bueno». Cuando nadie está seguro de cuál es la correcta, se cobra de menos, se entrega tarde o se cotiza con precios viejos.

2. Cotizar le toma más de 10 minutos

Copiar datos del cliente, buscar precios, calcular el IVA y armar el PDF. En un sistema, la cotización sale con su folio y su marca en un minuto, y se envía por WhatsApp.

3. Se entera de que algo se acabó cuando ya lo necesita

Si el inventario vive en una hoja que nadie actualiza a tiempo, la materia prima o el equipo faltan justo cuando hay un pedido. Un sistema avisa cuando algo baja del mínimo.

4. La cobranza depende de la memoria de alguien

Si para saber quién le debe hay que revisar estados de cuenta a mano, se escapan pagos. Un sistema muestra lo vencido y manda recordatorios antes de cada vencimiento.

5. Sus clientes preguntan «¿cómo va lo mío?»

Cada pregunta por WhatsApp es tiempo de su equipo. Con un portal, el cliente ve el avance de su pedido, sus documentos y sus pagos desde su celular.

6. Si una persona falta, la operación se detiene

Cuando la información está en la cabeza o la computadora de alguien, el negocio depende de esa persona. En un sistema, cada quien ve lo suyo y queda registro de cada cambio.

¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?

Un desarrollo a la medida suele costar de $60,000 en adelante. En PX Digital Studio, el Sistema a la medida arranca en $59,999 más IVA de instalación (este octubre, $49,999 de promoción) y $4,999 más IVA al mes, con servidor, respaldos diarios, soporte y 8 cambios al mes. Queda listo en 2 semanas.

¿Y todo lo que ya tengo capturado?

No se vuelve a capturar nada: su información se pasa desde el Excel o desde lo que exporte su sistema actual, y durante 30 días puede usar los dos en paralelo. Su sistema contable lo sigue usando como siempre.

Puede ver cómo se ve por dentro en la demostración: elija su giro (fábrica, renta de maquinaria, CEDIS, distribuidora o servicios) y pruébela.